Põltsamaa Ühisgümnaasiumi andmekaitsetingimused
I Isikuandmete töötlemise üldpõhimõtted
Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Alljärgnev teave ei hõlma juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega, samuti isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele kooli veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda kool.
Põltsamaa Ühisgümnaasium (edaspidi kool) töötleb isikuandmeid eelkõige avaliku ülesande, seadusest tuleneva kohustuse või lepingu täitmiseks vastavalt seadusele ja nende alusel antud õigusaktidele.
Kui isikuandmeid ei töödelda avaliku ülesande, seadusest tuleneva kohustuse või lepingu täitmiseks, küsime nõusolekut isikuandmete töötlemiseks.
Töötleme isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik konkreetse eesmärgi täitmiseks. Nõusoleku alusel isikuandmete töötlemisel teavitame töödeldavatest isikuandmetest ja töötlemise eesmärgist nõusoleku võtmisel.
Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679link opens on new page (isikuandmete kaitse üldmäärus), avaliku teabe seadusestlink opens on new page,isikuandme kaitse seadusestlink opens on new page, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ja Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
II Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused
Kooli isikuandmete töötlemise peamiseks eesmärgiks on õpilastele haridusteenuse (põhihariduse ja keskhariduse) osutamine ja õppetöö korraldamisega seotud ülesannete täitmine. Haridusteenuse pakkumisel ja õppetöö korraldamisel töötleme isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik nende eesmärkide täitmiseks vastavalt Põhikooli- ja gümnaasiumiseaduselelink opens on new page ja selle alusel antud õigusaktidele.
Eriliiki isikuandmeid (eelkõige õpilaste terviseandmeid) töötleme Põhikooli- ja gümnaasiumiseaduses sätestatud kohustuste täitmiseks, milleks on õpilase erivajaduse toetamine ja tugiteenuste pakkumine, samuti koolitervishoiuteenuse osutamine.
Õppetöö korraldamiseks ja lapsevanematega tõhusa infovahetuse korraldamiseks kasutame veebipõhist õppeinfosüsteemi Stuudiumlink opens on new page. Veebikeskkonnale on juurdepääs piiratu. Kasutajale antakse kasutajatunnus ja salasõna või muu turvalise autentimisviis (Smart-ID, ID-kaart). Igal kasutajal on võimalik tutvuda veebikeskkonna vahendusel tema ja tema lapse kohta kogutud isikuandmetega ja parandada ebaõigeid enda kohta käivaid andmeid.
Avalikustame kooli kodulehel ja/või kooli hallatavates sotsiaalmeediakanalites pilte/videomaterjali avalikest üritustest (näiteks lõpuaktused, spordivõistlused). Muudel juhtudel küsime lapsevanemalt/lapselt lapse piltide/videomaterjali avalikustamiseks nõusolekut kooli astudes.
Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel töötleme isikuandmeid sellele vastamise eesmärgil. Kui peame vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.
Kui meile saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame saatjat vastavast edastamisest.
Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtav eraisikust saatja või saaja nime kohal „eraisik“. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
Tööle kandideerimisel töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale töökohale. Sobivuse hindamiseks kogume Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:
- värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks – kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
- paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
- kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
III Jälgimisseadmestiku kasutamine
Kool kasutab jälgimisseadmestikku õpilaste ja koolitöötajate turvalisust ohustava olukorra ennetamiseks ning olukorrale reageerimiseks (kooskõlas põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse §44 lõike 6 alusel kehtestatud korraga) ning kooli vara kaitseks (isikuandmete kaitse seaduse § 14 lõike 3 kohaselt).
Turvakaamerad on paigaldatud Veski tn õppehoone koridoridesse, klassidesse ja sisehoovi.
Videovalvesüsteemi edastatavat pilti jälgitakse koolis lokaalvõrgus, juurdepääs on kaitstud parooliga.
Turvakaamera salvestise võib välja anda õigusrikkumise menetluses õigusrikkumist seaduse kohaselt menetleva asutuse nõudmisel.
Jälgimissüsteemile ja salvestistele on juurdepääs volitatud isikutel. Salvestiste vaatamiseks toimunud sündmuse asjaolude tuvastamiseks annab loa direktor, jälgimisseadmestiku salvestise vaatluse protokollilink opens on new page alusel.
Salvestisi säilitatakse 14 päeva.
Videovalvesüsteemi abil kogutavaid andmeid kaitstakse lubamatu töötlemise eest infotehnoloogiliste meetmetega, kaotsimineku eest ka füüsiliste meetmetega (lukustatud ruum).
Põhjendatud juhul enda kohta kogutud andmetega tutvumiseks tuleb esitada vastav taotlus kooli direktorile. Andmetega on võimalik põhjendatud juhul tutvuda ja saada koopiat, kui see on infotehnoloogiliselt võimalik ja sellega ei väljastata teiste inimeste isikuandmeid.
IV Isikuandmete avalikustamine ja edastamine
Kui dokument sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see dokumendiregistrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe seaduses sätestatud juurdepääsupiirangute alustele.
Õpilaste nimekirju me kooli kodulehel ei avalikusta.
Edastame isikuandmeid kolmandatele isikutele, kui andmete edastamise kohustus tuleneb seadusest või selle alusel antud õigusaktist (näiteks kohalikule omavalitsusele, riiklikele registritele nagu Eesti Hariduse Infosüsteem jt) või lepingust.
Lisaks edastame Teie isikuandmeid asutusele või isikule nende taotlusel, kui neil on otsene seadusest tulenev õiguslik alus neid küsida (näiteks uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).
V Isikuandmete säilitamine
Lähtume põhimõttest, mille kohaselt isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
Lähtume dokumentide säilitamisel haridus- ja teadusministri 25.08.2010 määruses nr 52 „Kooli õppe- ja kasvatusalastes kohustuslikes dokumentides esitatavad andmed ning dokumentide täitmise ja pidamise kord“ sätestatud tähtaegadest.
Täpsemalt on kehtestatud dokumentide säilitamistähtajad kooli dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Näitlikustamiseks mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldiseid säilitustähtaegu:
käskkirju laste kohta säilitatakse 7 aastat;
klassipäevikuid säilitatakse 5 aastat;
kirjavahetust õpilaste liikumise küsimustes säilitatakse 5 aastat.
VI Isikuandmetega seotud rikkumistele reageerimine
Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
VII Teie õigused
Järgnevate õiguste teostamiseks saate pöörduda Põltsamaa Ühisgümnaasiumi poole e-posti aadressil info@poltsamaa.edu.eelink opens on new page. Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud isikuandmete kaitse üldmääruse artiklites 15-22.
Teil on õigus saada teavet, milliseid Teie andmeid ja kuidas kool neid töötleb. Teie pöördumisele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul. Vastamise tähtaega on võimalik pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Teavitame Teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui keeldume päringule vastamisest, siis selgitame keeldumise aluseid ja põhjuseid. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt.
Isikuandmetega tutvumiseks peame olema veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on meil õigus nõuda Teie isiku tuvastamiseks täiendava teabe esitamist.
Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
- takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.
Teil on õigus nõuda Teid puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on Teil õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.
Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui meil ei ole Teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.
Teil ei ole õigust nõuda isikuandmete kustutamist selliste andmete puhul, mida töödeldakse seaduse alusel või lepingu täitmiseks ning isikuandmete töötlemise eesmärk ei ole ära langenud, sealhulgas ei ole saabunud kogutud andmete säilitamise lõpptähtaeg.
Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.
VIII Andmekaitsespetsialist
Põltsamaa Ühisgümnaasium on määranud andmekaitsespetsialisti vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse artiklitele 37-39. Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate täiendavate küsimuste korral saate pöörduda andmekaitsespetsialisti Janel Palm poole aadressil janel.palm@poltsamaa.edu.eelink opens on new page.